Classement & archivage : c’est le moment !

Classement & archivage : c’est le moment !

Nous voilà en été, période un peu plus calme, durant laquelle vous avez peut-être accepté des stagiaires, ils sont là pour vous aider : c’est la période idéale pour faire du classement et archiver les documents de l’année dernière.

Vous pouvez peut-être aussi en profiter pour revoir votre méthode : dans les tiroirs de votre bureau les dossiers en cours et à traiter rapidement ; à proximité les classeurs factures fournisseurs, factures clients, Impôts et taxes, charges sociales.

Ensuite, bien rangés dans des dossiers suspendus vos dossiers clients, dans lesquelles vous ne laissez que l’année en cours : contrats, courriers, réclamations, relances…

Tout ceci doit être étiqueté, idéalement avec du matériel adapté (étiqueteuses, planches d’étiquettes à imprimer), c’est propre et uniforme.

Si vous êtes indépendant ou free lance, en clair si vous travaillez seul, pensez à séparer le pro du perso, car souvent ce n’est pas le cas et tout devient un joyeux capharnaüm qui vous démoralisera rapidement, car vous ne saurez plus par quel bout prendre les choses, vous reculerez constamment l’échéance du rangement et rien ne sera clair dans votre tête. Car pour être au clair dans sa tête, il suffit bien souvent que tout soit bien rangé selon une logique qui vous correspond. En effet, il n’y a pas de classement « idéal » chacun peut avoir une méthode différente pourvue qu’elle lui corresponde et corresponde à son activité.

N’hésitez pas à jeter les documents périmés et ceux qui ne vous concernent plus, sinon vous serez vite envahis. Pensez à prévoir un classement évolutif et à utiliser des codes couleur (pochettes, étiquettes…) ça aide et les couleurs, c’est joli, ça met de la bonne humeur dans un bureau !

Vous trouverez ici les durées légales de conservation des documents : http://bit.ly/1wQlnRV (perso) & http://bit.ly/1nNpHMf  (pro)

Ici un exemple de classement de vos papiers personnels : http://bit.ly/Umu3mm

A vous de jouer :

  1. Je jette tout ce qui est inutile
  2. Je classe les papier personnel de manière simple et cohérente ;
  3. Je classe les papiers pro selon une méthode qui correspond à mon métier et ma façon de travailler ;
  4. J’archive tout ce dont je n’ai plus besoin mais que je dois garder ;
  5. Je n’oublie pas de tout étiqueter pour une identification rapide.

Allez, courage, vous verrez, après on se sent tellement mieux !!!

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Assistante polyvalente externalisée.

4 Comments

  1. Merci, Carole, pour cet article qui tombe à point nommé! Je suis en train de passer à un statut d’indépendante, phase qui rime avec rangements/tri/élimination. C’est vrai que cela fait un bien fou! Quand on a de l’ordre et de la place autour de soi, il en va de même dans sa tête…;-)

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    • Merci Michelle. Tu inaugures les commentaires de mon blog, c’est génial. Si tu veux des conseils et astuces pratiques pour ta transition, n’hésite pas !

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  2. Merci Carole,
    Je me disais que ce serait bien de disposer d’une note récapitulative de la durée de conservation des documents pro et voilà ton article, il tombe bien. De même que le rappel de ranger et trier ce qui doit l’être dans mon bureau. Allez, un peu d’entrain dans les rangs !

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    • Merci Sonia, ravie que ces documents te soient utile.

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