L’appel d’offres : quelques conseils de base

Gestion des appels d'offres

La veille ou comment avoir connaissance d’un appel d’offres ?

Pour la petite histoire, cet article est né d’un table ronde de chefs d’entreprises à laquelle j’ai participé. Ces conseils sont donc issus de l’expérience de ces chefs d’entreprises et des écueils auxquels ils se sont trouvés confrontés.

Il est recommandé d’ANTICIPER l’appel d’offre (certains sont reconduits à des périodes données).

Ainsi, quelques mois avant la date fatidique de publication, il est intéressant de rencontrer les donneurs d’ordres, afin de se présenter ou d’entretenir les relations si vous travaillez déjà ensembles.

Sites utiles pour faire une veille des appels d’offres :

La plupart des mairies publient leurs appels d’offres sur leur site internet.

 

Exemple de traitement d’un AO :

  • Commencer dès réception de l’appel d’offres ;
  • A réception création d’un rétro-planning ;
  • Comité de lecture du cahier des charges => vérifier que tout le monde comprend la même chose ;
  • Répartition des tâches => qui traite quoi ?
  • A mi-course, réunion de confrontation des réponses à l’appel d’offres;
  • Prévoir une échéance quelques jours avant la date de remise des offres ;
  • Relire méticuleusement  et tranquillement son appel d’offres avant de remettre le dossier.

 

Organisation :

Avoir un classeur des documents administratifs fréquemment demandés et vérifier que ceux-ci sont à jour et valides. Ainsi il n’y a plus qu’à piocher dedans le moment venu, cela permet de gagner du temps.

Il existe des plateformes qui permettent de stocker les documents administratif (coffre-fort) et qui se charge de les maintenir à jour. Le donneur d’ordre peut les télécharger directement.

La réponse à un appel d’offres se scinde en deux parties :

  • Les pièces de la candidature (documents administratifs)
  • Les pièces de l’offre (mémoire technique)

Chacune dans une enveloppe, réunies dans une grande enveloppe avec le nom du donneur d’ordre et la mention ne pas ouvrir.

 

 Il est préférable de porter soit même sa réponse si possible la veille, ce qui évite les retards de la poste et les coups de stress inutiles.

On peut aussi répondre de manière dématérialisée avec une clef de cryptage fournie par le donneur d’ordre ; via plateforme spécifique ou avec une clef fournie par la CCI : http://www.chambersign.fr/certificat-rgs-audacio/

 

Mise en forme

  • Répondre mot pour mot à la demande, en développant et en adaptant.
  • Mettre un vrai sommaire qui doit coller à celui de l’appel d’offres.
  • Quand l’adjudicateur reçoit de nombreux dossiers tout est prétexte à élimination : il faut être extrêmement vigilant.
  • Il faut absolument répondre à toutes les questions même si on a déjà donné des éléments de réponse par ailleurs. De même, il faut absolument produire tous les documents administratifs demandés même s’ils font double emploi.
  • Ne pas oublier de parafer chaque page du cahier des clauses technique particulières et de le signer.
  • Si on décide d’offrir certaines prestations : mettre 0 (zéro) dans la case montant, ne pas simplement la barrer ou la laisser vide.
  • Ne pas hésiter à mettre des photos et des fiches techniques.
  • Il est conseillé de présenter le document sous format A4, reliure plastique ce qui permet de démonter facilement pour scanner les documents.
  • Ou alors pourquoi ne pas les mettre dans un classeur personnalisable http://www.top-office.com/classeur-personnalisable-translucide-top-office-dos-40-mm-coloris-aleatoires.html

Avant/après

  • Avant l’appel d’offre il peut y avoir un appel à candidature.
    La consultation préalable fait partie de l’arsenal de l’adjudicateur. Il l’utilise en amont d’une consultation classique pour mieux formaliser son cahier des charges avant de lancer son appel d’offre. Le risque est de donner des éléments qui pourraient permettre à d’autres d’être retenus. Mais ça peut être l’opportunité d’orienter le cahier des charges sur votre conception de la prestation et sur vos points forts. Suite à la soumission de votre candidature, logiquement, vous recevez l’appel d’offres, mais pas toujours… Malgré le fait d’avoir été référencé, certaines institutions font paraître leur demande sur site de marché public. Il faut donc rester vigilant !
  • Après l’appel d’offre, il peut y avoir une audition durant laquelle vous devez défendre votre dossier et entrer dans une phase de négociations.

Astuce

Afin de répondre à un appel d’offre éloigné de son siège social, ne pas hésiter à se faire domicilier sur un point géographique stratégique (location de boite aux lettres ou bureau).

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Conseil, formation et accompagnement des chefs d'entreprises TPE et PME.

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