Au secours ma boite mail est saturée !

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boite mailCet été un chef d’entreprise de ma connaissance m’a dit avoir passé deux jours de ses vacances à trier et sauvegarder 3000 mails entassés dans sa boite…

Quelle horreur, devoir passer tout ce temps à jongler sur son ordinateur afin de vider sa boite mail !

Aussi, je me permets de vous donner quelques conseils de bon sens qui vous permettront, je l’espère, d’éviter de vous trouver dans cette galère 😉

Paramétrage de la boite mail

Que vous utilisiez Outlook ou Gmail, vous pouvez créer des dossiers qui vous faciliteront la vie. L’avantage de Gmail c’est que vous avez déjà un premier tri effectué automatiquement entre les messages purement commerciaux « promotions », les réseaux sociaux et les diverses notifications, ceci en plus de boite principale où se trouve normalement les messages dignes d’intérêt.

Cela n’existe pas dans Outlook, mais rien ne vous empêche de créer des dossiers et de paramétrer des règles qui permettront d’effectuer un tri et de router directement les messages dans les dossiers concernés, par exemple : clients, fournisseurs, administratif…

Dans l’un ou l’autre de ces logiciels de messagerie, vous pourrez marquer (Gmail) ou épingler (Outlook) des éléments importants afin qu’ils sortent du lot.

Je vous recommande vivement de créer un dossier spécifique où recevoir vos newsletter et autres flux RSS afin qu’ils ne polluent pas la lecture de votre boite mail principale.

Sauvegarde des mails

Personnellement je n’aime pas le système d’archivage des mails d’Outlook et je pense qu’il n’existe pas de fonction similaire pour Gmail. Par contre, ce que je vous recommande fortement, c’est de créer des impressions PDF des mails que vous avez traités et de les enregistrer dans le dossier concerné : vous recevez par exemple un mail d’un client avec des informations importantes, imprimez le en PDF et classez le dans le dossier de ce client dans un sous dossier « courrinewsletterels » en le nommant de la façon suivante [mois-année-mot clef ou sujet] afin de le retrouver facilement.

Il me semble impératif de faire cela au fur et à mesure du traitement des mails. Dans un deuxième temps, je vous recommande de faire le ménage une fois par semaine. Pourquoi pas le vendredi afin de vérifier que rien n’a été oublié. Vous aurez ainsi fait place nette pour le lundi. De même, n’hésitez pas à supprimer les newsletters qui datent et que vous n’avez pas eu le temps de lire…Il est peu probable que vous rattrapiez votre retard de lecture…

Externaliser la gestion de ses mails

Pourquoi ATpas ? en utilisant Gmail vous pouvez partager votre boite mail avec la personne de votre choix. Ainsi, vous pouvez lui demander :

  • D’effectuer ce travail de tri dans les dossiers de la boite mail ;
  • De vous alerter sur les urgences à traiter ;
  • De sauvegarder les mails importants ;
  • De jeter les autres (elle sera plus objective que vous).
Maintenant à vous de jouer !

 

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Assistante polyvalente externalisée.

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