Créez vos tableaux de bord de manière efficace et utilisez-les !

Gestion d'entreprise

Cet article a été rédigé par Nath Frochot, qui m’a récemment proposé un échange de compétences : chacune écrit sur un sujet de son expertise afin d’alimenter le blog de l’autre. Je suis flattée par sa demande et j’ai joué le jeu avec grand plaisir. Je vous donne le lien de son site en fin d’article et vous encourage à lui rendre une petite visite !

Avertissement

Un bon tableau de bord pour un entrepreneur, ce n’est pas un document avec 10 pages de chiffres qui noient le bébé et surtout ne vous donne pas idée de ce qui se passe dans votre entreprise.

Le meilleur tableau de bord, c’est celui que vous utilisez toutes les semaines, tous les mois et que vous ne lâchez pas. Je vous donne mes pistes. A vous de personnaliser suivant votre activité.

Consignes pour un bon tableau de bord facile à suivre :

Si votre comptable (en externe) fait la saisie fin de mois suivant pour la TVA, vous avez toujours un mois de retard pour vos indicateurs. C’est trop tard !

Le dernier jour du mois, vous devez avoir vos indicateurs ! Pas le 24 du mois suivant !

Ce qu’il vous faut :

  • Des données faciles à collecter,
  • Un maximum de 15 données à collecter,
  • Des données « à jour »
  • Domaines concernés : les ventes, les achats liés aux ventes, les frais généraux et les ressources humaines, la trésorerie
  • Un comptable (ou vous) qui saisit les factures toutes les semaines si vous suivez vos indicateurs toutes les semaines
  • Créer un fichier Excel de suivi des salaires et charges tous les mois : productifs et improductifs
  • Si vous ne faites pas la saisie de la comptabilité et que votre comptable ne fait pas la saisie des factures régulièrement, créez-vous un fichier Excel de suivi de vos factures.
  • Faites-vous aussi un fichier Excel, si votre logiciel de devis ne le fait pas, pour suivre les devis en cours : montant HT en cours, nombre de devis en cours et mettez-le à jour, virez les devis perdus, les devis gagnés pour être à jour.
  • Important : Faites un prévisionnel de frais généraux et suivez le mois par mois, vérifiez que vous ne dérapez pas.

La première année, c’est un peu fastidieux. Par contre dès la seconde année, le comparatif de l’évolution mois par mois, c’est génial. Vous savez où vous allez pour votre activité. Vous avez l’expérience du passé, vous savez tout de suite si ça va mieux ou moins bien !

Les données à récolter :

Ventes :

  • le chiffre d’affaire des ventes sur la période (information que vous avez)
  • Le chiffre d’affaire facturé, qui a été généré (idem, c’est vous qui facturez)
  • Nombre de devis en attente, pas eu d’infos que c’est gagné ou perdu. (information facile à avoir dans le logiciel de devis ou dans votre tableau Excel)
  • CA potentiel de ces devis (idem)

Achats liés aux ventes :

Important : Ne pas comptabiliser ce qui va passer en investissement.

  • Montant des factures reçues sur la période liées à la production, vous aurez une déconnexion entre ce qui est livré au client et ce qui entre en stock, mais pas grave. Ne pas oublier la sous-traitance dans ce montant !

Les frais généraux :

  • Montant des factures liées aux frais généraux.
  • Les salaires et charges des « indirects », ceux qui ne produisent pas et si certains sont productif et improductif, faire un prorata de leur activité.

Ressources humaines production

  • Nombre de jours d’absence (votre tableau Excel)
  • Montant des salaires et charges des productifs (votre tableau Excel)
  • Nombre d’heures du mois travaillées (votre tableau Excel)

Trésorerie

  • Dû par les clients
  • Montant en banque
  • Dû aux fournisseurs

Les indicateurs que nous pouvons en tirer

Vous souhaitez vous former afin de piloter au mieux votre activité, c’est par ici => http://soyez-pro-et-zen.com/offre-2/

CA HT des ventes

  • Cumul du CA HT gagné depuis le début de l’exercice – Une courbe d’évolution, cela donne une tendance nette : ça va / ça va pas.
  • A comparer avec l’évolution de l’année précédente ou des années précédentes. Faire une règle de 3 sur la durée depuis le début de l’exercice et voir ce que ça donne pour un an. Pas très représentatif en début d’exercice mais passé 6 mois, on commence à y croire.

Nous pouvons voir tout de suite si nous faisons mieux ou moins bien que l’an passé mais attention aux marges, on peut vendre plus mais avec une marge dégradée et gagner moins, voire perdre de l’argent !

CA HT facturé

  • Cumul du CA HT gagné depuis le début de l’exercice – Une courbe d’évolution
  • A comparer avec l’évolution de l’année précédente ou des années précédentes

On peut facturer beaucoup (beaucoup de boulot rentré « avant ») et ne pas rentrer de ventes. Les deux sont à surveiller !

Nombre de devis en attente.

  • Juste une courbe, pas de cumul.

CA potentiel de ces devis

  • Juste une courbe, pas de cumul.

A surveiller. Si pas de devis, pas de business qui va rentrer ! Donc si ça baisse, on cherche des clients tout de suite, on fidélise, on relance les anciens clients !

Les factures liées à la production

  • Faire un ratio du montant total des factures et du CA facturé ou du CA entré, suivant la pertinence du cycle de travail dans votre entreprise. C’est un ratio indicatif, pas la Bible. Ça ne prend pas en compte les stocks.
  • Faire un cumul des dépenses et un prorata pour ramener à l’année.

Les frais généraux :

  • Cumuler factures reçues et salaires des indirects, suivre sur une courbe l’évolution du chiffre.
  • Cumuler mois après mois pour faire une courbe sur l’année
  • Faire un prorata pour ramener à l’année le montant. Ça va vous donner votre seuil de rentabilité, du moins un estimatif.
  • Faire un prévisionnel de frais généraux et suivre la conformité prévisionnel/réalité

Valeur ajoutée

  • Par déduction entre ce qui a été facturé sur la période et le total des achats pour la production et les frais généraux
  • Idem faire un cumul au fil du temps
  • Calculer le ratio Valeur ajoutée cumulée sur CA facturé HT cumulé

La valeur ajoutée va financer tout le reste. Elle doit être bonne.

Et le ratio Valeur Ajoutée sur Chiffe d’affaire varie d’une activité à l’autre.

Faire le calcul avec vos derniers bilans pour vous faire une idée, une référence et regarder sur societe.com vos concurrents comment ils s’en sortent.

Ressources humaines

  • Suivre le nombre de jours d’absence et comparer les années si possible, mois par mois. Permet de voir l’influence du climat, des soldes, de la gastro-entérite de Noel… et surtout de la motivation des ouailles.

Excédent brut d’exploitation

  • A la valeur ajoutée, ajouter les subventions d’exploitation s’il y en a eu (exceptionnel) et enlever Impôts + taxes et salaires + charges de tout le monde.
  • Idem faire un cumul au fil du temps
  • Calculer le ratio Excédent Brut d’Exploitation cumulé sur CA facturé HT cumulé

Ne pas oublier le salaire et charges du dirigeant, surtout en SARL, EURL.

Doit être positif, important. Confortable à plus de 5% !

C’est la trésorerie à venir !

  • Faire un prévisionnel de frais généraux et suivre la conformité prévisionnel/réalité

Coût horaire de production

  • Salaires et charges des productifs divisé par nombre d’heures travaillées des productifs, à suivre mois par mois, une courbe suffit.

Coût horaire des frais généraux

  • Montant des frais généraux divisé par nombre d’heures travaillées des productifs, idem une courbe de suivi mois par mois.

Si vous êtes travaillez seul, donc dirigeant, productif et improductif :

Chiffrez les heures où vous travaillez pour facturer et le reste du temps où vous faites de l’administratif, de la vente…

Faites le prorata salaire et charges entre les deux activités. Et appliquez les mêmes formules.

Montants dus

  • Suivre mois par mois ce que doivent les clients, histoire de ne pas déraper
  • Idem pour ce que vous devez aux fournisseurs, aux salariés, à l’état, c’est bon de savoir ce qu’il y a à payer le mois suivant
  • Faire un ratio : (Ce que doivent les clients – les acomptes reçus d’eux) divisé par le Chiffre d’affaire facturé TTC du mois multiplié par 30 jours, si vous suivez au mois. Ca donnera le délai de règlement moyen des clients. Suivre avec une courbe mois par mois.
  • Idem pour les factures fournisseurs, ça donnera votre délai moyen de paiement. Faire la courbe pour suivre l’évolution.

Si votre délai moyen de paiement s’envole, c’est que la trésorerie va mal ! Mais ça vous le savez. Mais ça valide rapidement une dérive.

Marge du mois, quand on parle de marge ou de bénéfice.

L’excédent brut d’exploitation vous donne une bonne idée de la marge du mois, ce n’est pas tout à fait la même chose, car on doit encore lui enlever les dotations aux amortissements et des bricoles. Bref des trucs de comptable.

Je ne peux parler de bénéfice que lorsque mes frais généraux annuels ont été complètement payés par ce que je dégage de marge de chaque affaire !

C’est le principe du seuil de rentabilité. L’entreprise devient rentable le mois où les frais généraux totaux de l’année ont été couverts par ce qui est dégagé de marge de chaque affaire !

Chaque mois qui passe ensuite dégage du bénéfice, pas avant, pour le bilan comptable.

Pour aller plus loin => http://soyez-pro-et-zen.com/

 

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Conseil, formation et accompagnement des chefs d’entreprises TPE et PME.

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