Assistante de direction externalisée : mon métier

assistante de direction externalisée

Aujourd’hui, je vais vous parler de mon métier, car je m’aperçois qu’il n’est pas évident de se le représenter vu de l’extérieur.

En effet, j’étais hier en rendez-vous avec un chef d’entreprise à qui je devais présenter mon activité et je me suis rendue compte, qu’il découvrait l’étendue de ce que je pouvais apporter à un chef d’entreprise. Bien souvent on ne sait pas faire la différence entre une secrétaire et une assistante de direction.

Qu’est-ce qu’une assistante de direction ?

Je définie mon métier de la manière suivante : une assistante de direction, n’est pas seulement une secrétaire. Véritable “un couteau suisse“, elle est en mesure de résoudre toutes sortes de problèmes et si elle n’est pas compétente dans un domaine, elle saura trouver l’interlocuteur ou le partenaire permettant d’apporter une réponse concrète et efficace à la problématique posée. Elle doit être à l’aise avec les nouvelles technologies, toujours à l’affût de ces petits outils qui permettent de gagner du temps, de se faciliter la vie et d’être plus efficace. Elle doit avoir une grande connaissance des rouages de l’Entreprise au sens large  du terme (de la toute petite structure à la grosse PME) et de nombreux secteurs d’activité afin d’être en mesure de s’adapter à des environnements professionnels très différents et à des chefs d’entreprises de tous univers tels que, l’artisan, le commerçant, le patron d’une PME industrielle, l’infopreneur….

L’assistante de direction joue aussi un rôle de pivot : en effet, elle communique avec les salariés de la structure, les juristes, les banquiers, les assureurs, les fournisseurs, les clients : elle se situe au centre de tous ces partenaires de l’entreprise.

L’assistante de direction est le binôme du chef d’entreprise, il compte sur elle et elle doit lui faciliter la vie autant que faire se peut. Je ne parle pas de faire ses emplettes personnelles ou son café, mais de préparer et organiser efficacement ses réunions, rendez-vous et divers interventions, ainsi que ses déplacements ; d’être sa mémoire, de le rassurer.

L’assistante de direction connait son patron (ou client), a cerné son caractère et définit ses sources d’angoisse.

Et l’assistante de direction externalisée ?

Lorsque, comme moi, l’assistante est indépendante et travaille en mode externalisé, elle doit être encore plus affutée, plus à l’écoute de ses clients afin de définir au mieux leurs attentes et de comprendre au plus vite leur mode de fonctionnement. Elle doit être en mesure de s’adapter à la demande très rapidement en réunissant et en analysant toutes les informations nécessaires à la réussite de sa mission. Elle doit savoir utiliser les nouvelles technique d’information et de communication lui permettant d’être efficace et de travailler à distance aussi simplement que si elle était sur place.

Si vous souhaitez en savoir plus n’hésitez pas à prendre contact ! 

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Conseil, formation et accompagnement des chefs d’entreprises TPE et PME.

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