Connaissez-vous les 7 critères Qualiopi ? Carole Meunier les décrypte pour vous permettre de comprendre les attentes de la démarche et de vous lancer sereinement dans la lecture du guide Référentiel National Qualité.

La certification Qualiopi, est devenue obligatoire au 1^er janvier 2022 pour tous les OPAC (Organisme Prestataire d’Actions concourant au développement des Compétences) qui souhaitent offrir à leurs clients la possibilité de recourir aux financements publics et mutualisés via les organismes de prise en charge (OPCO, FAF, Pôle emploi, Régions, etc.).

Cela concerne 4 catégories d’actions : les actions de formation, les bilans de compétences, les accompagnements VAE et l’apprentissage.

Cette certification est basée sur le Référentiel National Qualité, aussi appelé Guide de Lecture, dont la dernière version (au 23 août 2022) est la version 7 du 29 mars 2021.

Précisons que la certification Qualiopi est basée sur l’application des process mis en place par l’OPAC et non sur des documents règlementaires comme c’était le cas précédemment. Ainsi les organismes certificateurs lors de l’audit s’attacheront à vérifier la mise en œuvre des process que vous avez définis.

Le référentiel est donc divisé en 7 critères que l’on pourrait assimiler à de grandes étapes ou têtes de chapitres, divisés en 32 indicateurs.

Il est important de comprendre que ces critères respectent une certaine logique.

1. Le prestataire se place avant la contractualisation avec le client

Le critère 1 Qualiopi concerne l’information du public avant toute contractualisation.

Ces informations sont listées dans le référentiel, elles permettent à vos clients potentiels de se renseigner et de comparer les prestataires avant d’acheter la formation.

2. Le prestataire prépare la formation

Le critère 2 Qualiopi se réfère à la phase de préparation de la prestation en amont de la réalisation.

Il s’agit ici d’analyser le besoin du client, de définir des objectifs à atteindre, de créer ou choisir le programme en fonction de ces objectifs et de s’assurer que les bénéficiaires remplissent les prérequis et ont le niveau pour suivre la formation.

3. Le prestataire réalise la formation

Le critère 3 Qualiopi est relatif à la réalisation de la prestation .

Ici, le référentiel s’attache à vérifier si les bénéficiaires ont bien reçu toutes les informations nécessaires au bon du déroulement de la formation, si son organisation est adaptée et si un process d’évaluation de l’atteinte des objectifs de la formation est mis en œuvre.

Enfin on vérifie que tout est mis en œuvre pour favoriser l’implication des bénéficiaires dans la formation.

4. Le prestataire met tout en œuvre pour que la formation soit réalisée dans les meilleures conditions

Le critère 4 Qualiopi s’attache à vérifier que les locaux, matériels et le personnel sont adaptés aux formations réalisées.

Ensuite on sort de l’action en elle-même pour analyser son environnement.

5. Le prestataire s’assure de recourir à du personnel qualifié

Au critère 5 Qualiopi on s’assure des compétences des personnels de OPAC (Organisme Prestataire d’Actions concourant au développement des Compétences).

6. Le prestataire se tient informé et utilise ces informations pour faire évoluer ses formations et ses pratiques

Le critère 6 Qualiopi vérifie les process de veille et l’organisation de l’OPAC en ce qui concerne l’accueil des bénéficiaires porteurs de handicap(s).

7. Il s’assure d’améliorer continuellement ses prestations et son organisation

Enfin le critère 7 Qualiopi est le critère de l’amélioration continue basé sur l’analyse de la satisfaction de toutes les parties prenantes (bénéficiaires, commanditaires, formateurs, financeurs).

Lorsque vous êtes déjà certifié (certification région ou certification ICPF PRO) votre audit initial est allégé. En conséquence, le critère 4 ne sera pas audité certains indicateurs non plus. Tout ceci est défini dans le plan d’audit que vous recevez avant d’être audité.

• Le Référentiel National Qualiopi est composé de 7 critères divisés en 32 indicateurs ;
• Ils répondent à une logique simple ;
• Vous n’aurez jamais à répondre à tous ;
• Vous devez écrire ce que vous faites, faire ce que vous avez écrit et le prouver.

Enfin, la préparation de l’audit Qualiopi vous permettra de clarifier votre organisation, rédiger des process et les mettre en œuvre. Peut-être en profiterez-vous pour mettre en place des outils qui vous permettront de tracer et d’automatiser vos actions, afin de répondre avec succès aux critères définis dans le Référentiel National Qualité.

Abordé de manière positive et constructive la préparation de l’audit Qualiopi est un exercice qui s’avérera précieux pour la pérennisation de votre activité.