Une veille Qualiopi efficiente

En ce qui concerne les sources de veille, il y en a pléthore, vous allez tout d’abord faire une recherche ciblée, ensuite vous prendrez l’habitude de répertorier toutes les sources découvertes au fur et à mesure de vos pérégrinations sur la toile. Vous pouvez stocker tous les liens dans un fichier Excel, créer un onglet par indicateur et noter, le nom de la source, l’adresse URL, la thématique précise, c’est ce que je rencontre souvent en audit. Vous pouvez également en parallèle créer un dossier « Veille » dans votre boite mail avec des sous-dossiers par thème afin de conserver les newsletters et de démontrer ainsi la mise en place de la veille Qualiopi.

Je vous partage quelques-unes de mes sources.

1-Pour la veille légale et règlementaire sur le champ de la formation (indicateur 23) :

• Formalerte ;
• Digiformag ;
• France Compétences ;
• Centre Inffo ;
• Les OPCO ;

2-Pour la veille pédagogique et technologique (indicateur 25) :

• FFFOD
• L’Atelier du Formateur
• Beedeez.com
• La Digital Learning Academy
• C-Campus
• Fidel Navamuel

Ces deux actions sont la base. Ensuite, vous pouvez aller plus loin en utilisant les applications. Personnellement j’ai testé beaucoup de choses :

Scoop It (je travaille avec depuis de très nombreuses années) c’est un agrégateur et qui permet également de conserver les articles et de les partager, puisque accessible directement sur le net. ​

Pocket (extension Chrome) me permet d’enregistrer tout ce que je n’ai pas le temps de traiter et qui constitue par la suite une source d’inspiration pour mes communications réseaux sociaux ou Blog.

Netboard.me, découvert en préparant mon audit de suivi en fin d’année, c’est un outil gratuit que j’utilise depuis et qui me permet de transformer ma veille en ressources pour mes clients. Il est gratuit et très intuitif, il m’a été très utile pour démontrer l’exploitation de ma veille. En effet le fait de partager cet espace avec mes apprenants est déjà une exploitation de ma veille Qualiopi.

​Slack, que j’utilise en mode collaboratif dans ma seconde structure TemAlpha Training où nous travaillons en équipe. Nous avons créé des canaux selon des thématiques précises concernant la veille, les dossiers en cours, discussions, autres etc…

L’utilisation de certains outils démontre en partie l’exploitation de la veille. Toutefois pour aller au bout de la démarche il faut conserver les traces toutes les exploitations de votre veille et c’est à mon avis, le plus difficile…

La veille Qualiopi légale et règlementaire sur-le-champ de la formation professionnelle (indicateur 23). Pour vérifier l’exploitation de la veille de l’indicateur 23, nous vérifions que vos documents administratifs sont règlementaires (attention il ne s’agit pas d’un audit règlementaire) c’est notre « truc » d’auditeur ! Si des documents ne sont pas conformes, nous mettons une non-conformité relative à l’exploitation de la veille. Par conséquent, chaque fois que vous mettez en place un nouveau document : le certificat de réalisation né pendant la pandémie par exemple, ou que vous préparez une certification qualité, ou que vous cherchez des informations pour déposer un référentiel RS ou RNCP ou que vous prenez en compte des mises à jour de la règlementation CPF… tout ceci est une exploitation de la veille règlementaire.

Votre veille Qualiopi économique et concurrentielle, la veille métier (indicateur 24) Il s’agit de tous les sites qui parlent de vos thématiques, des règlementations et actualités liées à votre secteur d’activité et de la surveillance de votre concurrence. La démonstration peut se faire par le développement de nouvelles thématiques de formation, par de nouveaux partenariats, la modification de votre stratégie de communication et/ou commerciale par exemple, l’évolution de vos supports de formation (pensez à conserver les différentes versions).

Enfin la veille Qualiopi pédagogique et technologique (indicateur 25). Elle peut se démontrer par des modifications dans vos pratiques pédagogiques : passer du présentiel au distanciel exemple fréquent pendant la Covid 19 avec l’utilisation des outils de visioconférence et la digitalisation des formations. L’utilisation de nouveaux outils d’animation en présentiel ou en distanciel, la conception de vos supports pédagogiques sous un format différent ou la mise en place de nouveaux outils de communication avec vos apprenants (What’App, groupe Facebook fermé, chat…) ; nouveaux outils de suivi et d’accompagnement avec le tutorat par exemple…

J’ai beaucoup parlé des sources de veille accessibles sur le net. Toutefois il ne faut pas négliger les échanges entre pairs (plus difficiles à tracer), la participation à des séminaires, webinaires, réunions d’information, réseaux divers et variés…qui peuvent également vous apporter de nombreuses informations exploitables, dans ce cas conservé vos preuves de participation à ces évènements.

Je pourrais vous donner des milliers d’exemples, je fais de la veille depuis que j’ai créé mon activité en 2009 et j’adore ça. Rassurez-vous après un certain temps, les actions deviennent des automatismes et cela vous prend de moins en moins de temps. Mais comme tout, la mise en place, le choix des outils et la création des réflexes et habitudes demandent un investissement temps non négligeable, surtout lorsqu’on travaille seul. Point positif, vous pouvez mettre en place une veille Qualiopi sans aucun investissement financier, si ce n’est votre accès internet. Si vous êtes curieux et passionné cela se fera assez naturellement, dans le cas contraire l’effort à produire sera plus important.