Externalisation des services administratifs

Dans quels cas avoir recours à l’externalisation ?

Lors d’un surcroit d’activité, en cas de croissance rapide sans visibilité, lorsque le travail est ponctuel ou ne justifie pas une embauche, pour la gestion de dossiers spécifiques.
Sans le savoir vous avez déjà recours à l’externalisation :
Et oui, lorsque vous confiez votre comptabilité à un expert-comptable, votre stratégie de communication à une agence spécialisée, les formations de votre personnel à des organismes ou des formateurs de métier c’est de l’externalisation : vous confiez une tache à un intervenant extérieur et vous le payez selon un barême défini.

Comment prendre sa décision ?

Lorsque vous êtes un indépendant ou un free-lance, vous ne pouvez pas tout faire seul et vous n’êtes pas compétents dans tous les domaines
Vous devez confier en priorité :
les tâches que vous n’aimez pas, ou pour lesquelles vous n’êtes pas suffisamment compétent, celles qui ne vous ramène pas d’argent directement, dans le but de vous consacrer au développement de votre clientèle et à la réalisation des travaux que vous demandent vos clients afin de pouvoir les facturer.

Quels sont les avantages ?

  1. Vous cessez de vous stresser avec des dossiers chronophages qui vous ennuient ;
  2. Vous ne perdez pas de temps à chercher des solutions à des problèmes que vous ne maîtrisez pas ;
  3. Vous ne payez que le travail réalisé ;
  4. Vous pouvez interrompre la collaboration si vous rencontrez une baisse d’activité ou que vous n’avez plus de besoin ou au pire si le prestataire ne vous donne pas satisfaction.
  5. C’est flexible et simple sans lourdeurs ni contraintes administratives !

Techniquement comme ça se passe ?

Vous prenez contact, nous évoluons votre besoin, définissons la mission et vous préparons une proposition commerciale. Nous signerons un contrat ou une lettre de mission. En fin de mois ou en fin de mission, vous réglez votre facture. Il n’y a pas plus simple !
Les échanges se font par téléphone, par mail, par Skype ou Hang Out pour les réunions à distance.

Vous pouvez mettre en place des outils pour faciliter le suivi :

  • un agenda commun (Google calendar),
  • un suivi des dossiers sur Trello ou Asana,
  • un dossier partagé sur Evernote ou Onenote,
  • le partage de dossiers dans un cloud (Ondrive, Google Drive, Dropbox) pour l’échange de données.
  • Vous pouvez nous fournir une adresse électronique et une signature afin que notre intervention soit transparente vis-à-vis de vos clients.

Vous recevrez des compte-rendus réguliers car lorsque l’on délègue, il faut toujours des points de contrôle.

Quels sont les dossiers que vous pouvez nous confier ?

Les dossiers administratifs, la relance de vos factures clients, la gestion de vos réseaux sociaux, votre accueil téléphonique, le marketing télphonique (détection d’opportunités, enquêtes qualité)…En fait tout est possible et imaginable grâce aux outils et technique de communication modernes, n’hésitez pas à nous solliciter.

A quel coût ?

Les coûts sont variables. Vous pouvez être facturé de différentes manières selon les missions et leur récurrence (à la journée, au forfait ou à la mission). A vous d’évaluer le temps de travail que vos dossiers représentent pour voir si le forfait est intéressant. Un expert-comptable par exemple, vous facture une mission annuelle avec un échéan

cier mensuel. Si la mission est ponctuelle le tarif peut être basé sur le temps et la complexité du dossier. En fait on peut tout imaginer et je pense qu’il faut surtout avoir défini vos besoins le mieux possible et en discuter afin de trouver l’accord qui conviendra le mieux aux deux parties.

Conclusion

L’externalisation est une façon de travailler flexible et moderne vouée à se développer de plus en plus. Cette manière de travailler nécessite une certiane ouverture d’esprit, des facilités de communication, confiance, respect et bienveillance.

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