TeMa Consult,
Vous souhaitez obtenir la certification Qualiopi pour votre organisme de formation et vous êtes perplexe face à la quantité de documents à préparer…
Carole vous explique quels sont les documents incontournables dans votre démarche Qualiopi :
Tout d’abord, les documents obligatoires pour vous engager dans la démarche Qualiopi puis les documents obligatoires pour préparer l’audit Qualiopi.
J’ai rédigé cet article sur la demande d’ICPF, organisme certificateur, dont je suis partenaire depuis plus de 6 ans. Mon objectif est ici de vous simplifier la vie en clarifiant la gestion documentaire pour les organismes de formation, et ce en relation avec les attentes du référentiel nationale qualité.
Quels sont les documents obligatoires pour s’engager dans la démarche Qualiopi ?
Il convient tout d’abord de poser le cadre :
Qualiopi est la mise en place d’une démarche qualité au sein de votre organisme de prestations concourant au développement des compétences. Il existe quatre catégories d’actions (raison pour laquelle je choisis de ne pas utiliser les termes organisme de formation) :
• Actions de formation
• Bilan de compétences
• VAE
• Apprentissage
Cette démarche qualité est basée sur un cycle de certification de 3 ans avec :
• Audit initial
• Audit de suivi
• Audit de renouvellement
Pour commander votre audit, vous avez besoin de votre extrait Kbis et de votre récépissé de déclaration d’activité. Si vous n’avez pas encore obtenu votre numéro de déclaration d’activité, l’audit peut avoir lieu, mais vous ne pourrez être certifié qu’une fois que vous aurez été immatriculé en qualité d’organisme de formation et vous pourrez donc produire votre récépissé de déclaration d’activité.
Si votre activité existe depuis plusieurs années, vous devrez produire votre dernier bilan pédagogique et financier. Il permettra à l’auditeur de vérifier si vous avez recours à des sous-traitants, si vous êtes vous-même sous-traitant pour d’autres prestataires, si vos formations sont certifiantes et si vos prestations ont bénéficié de fonds publics ou mutualisés.
Résumons :
• L’extrait Kbis
• Le récépissé de déclaration d’activité
• Le bilan pédagogique et financier
Sont les trois documents obligatoires pour s’engager dans la démarche Qualiopi.
Je souhaite également rappeler que Qualiopi est un audit de process et non un audit règlementaire comme c’était le cas des certifications Cnefop ou le Datadock.
Toutefois il existe bien des documents obligatoires pour préparer l’audit Qualiopi.
Quels sont les documents obligatoires pour préparer l’audit Qualiopi ?
– Les documents obligatoires Qualiopi sont les documents administratifs de formation qui découlent des obligations de tous prestataires d’action concourant au développement des compétences :
• Effectuer une déclaration d’activité ;
• Soumettre annuellement un bilan pédagogique et financier ;
• Respecter des modalités spécifiques de contractualisation ;
• Respecter des règles comptables spécifiques ;
• Informer les stagiaires.
– Documents obligatoires Qualiopi avant la réalisation de la prestation : les documents d’information et contractualisation
La convention ou le contrat de formation :
Article 6353-1 du Code du travail, la convention de formation est un contrat conclu entre un dispensateur de formation et un financeur qui définit leurs obligations réciproques.
Si votre client est une personne morale (structure disposant d’un numéro SIREN), vous conclurez une convention de formation. Si votre client est une personne physique (particulier) finançant l’action de formation sur ses propres deniers, vous conclurez avec lui un contrat de formation.
Le programme ou le parcours détaillé :
Le programme ou parcours de formation énonce les moyens pédagogiques et techniques prévus par rapport à l’action de formation, ainsi que les modalités pratiques d’évaluation et d’appréciation des résultats. Dans les textes, le programme n’est plus obligatoire, mais il me semble toutefois indispensable. Il vise à informer le stagiaire des conditions de déroulement de la prestation et de son contenu.
Le règlement intérieur de formation :
Le règlement intérieur de l’organisme de formation est obligatoire même lorsque la formation a lieu en intra c’est-à-dire chez le commanditaire. Car la formation est « une bulle à part » et si la règlementation relative à l’hygiène et à la sécurité appliquée est celle de l’entreprise commanditaire, la règlementation relative aux stagiaires et à la discipline appliquée est celle de l’organisme de formation.
Le règlement définit les règles d’hygiène et de sécurité, les règles générales et permanentes relatives à la discipline ainsi que la nature et l’échelle des sanctions pouvant être prises vis-à-vis des stagiaires qui y contreviennent et les garanties procédurales applicables lorsqu’une sanction est envisagée.
– Documents obligatoires Qualiopi pendant la prestation : Les documents de réalisation
Toute pièce justifiant de la réalité de l’action :
En effet, vous devez être en mesure de démontrer que la prestation a réellement eu lieu, et ce grâce aux éléments suivants : émargement, suivi de connexion, travaux réalisés, évaluations de l’atteinte des objectifs de la prestation.
Ils sont souvent exigés par les financeurs afin de contrôler la réalité de l’action avant le règlement de la prestation.
Le contrat de sous-traitance :
Si vous avez recours à des prestataires d’actions concourant au développement des compétences externes, vous devez signer un contrat avec eux et vous assurer qu’ils respectent le référentiel qualité au même titre que vous (indicateur 27)
– Documents obligatoires Qualiopi après la prestation :
L’attestation de formation et/ou le certificat de réalisation
Cette attestation est remise obligatoirement à la fin de la formation ou du stage par le prestataire. Ce document doit être signé par l’organisme en charge de l’apprenant et doit contenir les éléments suivants : Les objectifs. La durée. Ce sont les documents qui visent à prouver que le bénéficiaire a bien suivi la formation et à préciser s’il a atteint les objectifs opérationnels fixés dans le programme.
Le certificat de réalisation est surtout utilisé dans le cas de formation ouverte à distance, il a été créé par le gouvernement pendant le premier confinement en 2020.
– Au-delà de ces documents obligatoires pour préparer Qualiopi :
Veillez à conserver toutes les attestations de formation que vous avez suivies, les certificats que vous avez obtenus, de même pour vos salariés, vous pourrez ainsi démontrer que vous avez un plan de développement des compétences (indicateur 22)
En ce qui concerne la veille, pensez à conserver les traces de vos abonnements et participation à des webinaires, séminaires, salons, etc.(indicateurs 23-24-25)
Dans le cadre de l’amélioration continue (critère 7), vous devez veiller à conserver les documents suivants :
• Les questionnaires ou comptes-rendus de recueil de la satisfaction des parties prenantes auxquelles vous avez affaire : bénéficiaires, entreprises, financeurs, équipe pédagogique ;
• Les réclamations écrites provenant de ces mêmes parties prenantes
Rien de très nouveau : il faut avoir de la rigueur nécessaire pour conserver et classer les documents obligatoires Qualiopi que vous utilisiez déjà, afin d’y avoir accès facilement lors de l’audit et de conserver une certaine maîtrise du temps, cela vous évitera un stress inutile.
Une question, un doute, une appréhension ?
Je serai ravie d’échanger avec quant à la création et à l’utilisation des documents dans le cadre de la gestion des formations et bien entendu de la préparation de votre audit Qualiopi.
Au pire, je pourrai vous rassurer et vous donner quelques conseils pour bien aborder la préparation de votre dossier.
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